Xử lý vi phạm Nghị định 123

Bắt đầu từ ngày 01/7/2022, hầu hết doanh nghiệp buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Việc không tuân thủ các quy định mới có thể dẫn đến nhiều hành vi vi phạm và bị xử phạt nặng. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ Nghị định 123, các vi phạm phổ biến liên quan đến hóa đơn điện tử và chứng từ kế toán, mức phạt tương ứng, tình huống thực tế minh họa, cũng như cách phòng tránh.  

Nghị định 123/2020/NĐ-CP là gì?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020, quy định chi tiết về hóa đơn và chứng từ trong hoạt động kinh doanh. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/07/2022 trên phạm vi toàn quốc, thay thế cho các quy định trước đây về hóa đơn giấy (Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP) và hóa đơn điện tử (Nghị định 119/2018/NĐ-CP).

Phạm vi áp dụng của NĐ 123 rất rộng, bao gồm: 

• Hóa đơn điện tử: Các loại hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử có mã/không mã của cơ quan thuế, hóa đơn đặc thù (như hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia) đều được quy định trong NĐ 123. 

• Chứng từ: Ngoài hóa đơn, NĐ 123 còn quy định về chứng từ trong một số trường hợp như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý,… phục vụ cho việc luân chuyển hàng hóa mà không xuất hóa đơn. 

Các hành vi vi phạm phổ biến về hóa đơn điện tử và chứng từ 

Pháp luật hiện hành nghiêm cấm nhiều hành vi liên quan đến hóa đơn, chứng từ. Chẳng hạn, Luật Quản lý thuế cấm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà không xuất hóa đơn, cũng như sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Dưới đây là các hành vi vi phạm phổ biến nhất theo NĐ 123 và chế tài xử phạt tương ứng: 

1. Chậm xuất hóa đơn (lập hóa đơn không đúng thời điểm) 

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng mẫu biểu và nội dung theo quy định. Một số vi phạm thường gặp về nội dung và hình thức hóa đơn gồm có: 

Theo quy định, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn đúng thời điểm giao dịch hoặc trong thời hạn nhất định (như cuối ngày đối với bán lẻ). Việc lập hóa đơn sau thời điểm này – thường gặp khi đã giao hàng nhưng vài ngày sau mới xuất hóa đơn – được coi là vi phạm về thời điểm lập hóa đơn. 

Mức xử phạt phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Nếu việc chậm lập hóa đơn không ảnh hưởng đến kê khai thuế (ví dụ: vẫn kê khai đúng kỳ), doanh nghiệp bị phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng. Ngược lại, nếu việc chậm xuất hóa đơn làm sai lệch kỳ kê khai, trì hoãn nghĩa vụ thuế hoặc bị phát hiện trong quá trình thanh tra, mức phạt tăng lên từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng. 

2. Lập hóa đơn sai nội dung, sai hình thức (sai mẫu, sai thông tin) 

• Lập sai loại hóa đơn: Ví dụ doanh nghiệp đáng lẽ phải lập hóa đơn GTGT nhưng lại lập hóa đơn bán hàng thông thường, hoặc lập hóa đơn không có mã trong khi thuộc diện phải dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. 

• Sai sót về nội dung trên hóa đơn: Như ghi sai thuế suất, sai mã số thuế người mua, sai tên hàng hóa/dịch vụ, hoặc thiếu các thông tin bắt buộc. 

• Hóa đơn không đúng mẫu, không theo thứ tự: Trường hợp doanh nghiệp tự ý sửa mẫu hóa đơn không đúng quy định, hoặc lập hóa đơn không theo thứ tự số hóa đơn từ nhỏ đến lớn như yêu cầu. Ngoài ra, ghi ngày hóa đơn không đúng trình tự thời gian, chẳng hạn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày được cấp phép phát hành cũng là vi phạm nghiêm trọng  

Những vi phạm này có mức phạt phổ biến từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với mỗi lần lập hóa đơn sai quy định. Trường hợp sai sót nhỏ, phát hiện sớm và đã điều chỉnh kịp thời trước khi cơ quan thuế thanh tra (ví dụ hai bên phát hiện lập sai loại hóa đơn, nhanh chóng hủy và lập lại hóa đơn đúng), có thể chỉ bị cảnh cáo hoặc mức phạt thấp hơn. Tuy nhiên, nếu hóa đơn sai dẫn đến kê khai thuế sai thì doanh nghiệp còn phải truy thu thuế và chịu phạt về thuế nữa. 

3. Không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ 

Đây là một trong những vi phạm nghiêm trọng nhất. Không lập hóa đơn khi bán hàng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bán hàng không xuất hóa đơn cho khách hàng, thường nhằm trốn tránh nghĩa vụ thuế. Luật quản lý thuế coi hành vi bán hàng không xuất hóa đơn là hành vi bị nghiêm cấm. 

Mức phạt hành chính cho vi phạm này theo NĐ 123 (và NĐ 125) là từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng với mỗi hành vi không xuất hóa đơn theo quy định. Đối với trường hợp không xuất hóa đơn dẫn đến trốn thuế, cơ quan thuế còn có thể tính toán số thuế thiếu và phạt bổ sung theo tỷ lệ (1 đến 3 lần số thuế trốn, tùy mức độ) theo quy định riêng về xử phạt trốn thuế. 

4. Sử dụng và mua bán hóa đơn không hợp pháp 

Hóa đơn không hợp pháp gồm: hóa đơn giả, chưa đăng ký với cơ quan thuế, đã hết giá trị sử dụng hoặc bị mua bán trái phép. Việc sử dụng hóa đơn hợp pháp sai mục đích, như cho mượn để hợp thức hóa giao dịch, cũng bị coi là vi phạm. 

Một hình thức vi phạm nghiêm trọng là mua bán hóa đơn trái phép, khi một bên cung cấp hóa đơn cho bên khác để hợp thức hóa giao dịch khống nhằm trốn thuế. Hành vi này thường được tổ chức có chủ đích và bị xử lý nghiêm khắc. 

Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với các hành vi sử dụng hoặc mua bán hóa đơn không hợp pháp dao động từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng. Các hóa đơn sai phạm sẽ bị buộc hủy bỏ, và tổ chức/cá nhân vi phạm phải nộp lại khoản thu lợi bất chính (nếu có). Trường hợp nghiêm trọng, đặc biệt với hành vi mua bán hóa đơn số lượng lớn, cá nhân liên quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự. 

5. Vi phạm về quản lý, lưu trữ và hủy hóa đơn 

Doanh nghiệp phải quản lý và lưu trữ hóa đơn đúng quy định. Một số lỗi thường gặp trong khâu này gồm: 

• Không lập chứng từ khi vận chuyển hàng nội bộ: Vận chuyển hàng giữa các kho hoặc gửi bán đại lý mà không có chứng từ kèm theo (như phiếu xuất kho nội bộ) là vi phạm. Nếu bị kiểm tra, hàng hóa không giấy tờ có thể bị tạm giữ và doanh nghiệp bị xử phạt như hành vi không xuất hóa đơn. 

• Mất, hỏng hóa đơn: Làm mất hoặc để hóa đơn hư hỏng mà không báo cáo kịp thời sẽ bị phạt từ vài triệu đến 8 triệu đồng, tùy mức độ. Với hóa đơn điện tử, mất dữ liệu mà không khôi phục được cũng bị xử lý tương tự. 

• Không hủy hóa đơn giấy tồn: Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn giấy còn lại đúng thời hạn. Nếu không thực hiện hoặc làm sai thủ tục, có thể bị phạt đến 8 triệu đồng. 

• Chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn (nhất là loại không mã) đúng thời hạn lên cơ quan thuế. Nếu chậm, sẽ bị phạt từ 2 đến 5 triệu đồng; vi phạm lặp lại có thể bị phạt nặng hơn. 

Phòng tránh vi phạm và lưu ý khi áp dụng Nghị định 123 

Doanh nghiệp cần ghi nhớ một số điểm mấu chốt trong quá trình áp dụng NĐ 123 để tránh rủi ro pháp lý: 

• Hóa đơn điện tử là bắt buộc từ ngày 01/7/2022. Doanh nghiệp chưa triển khai đúng sẽ bị coi là vi phạm pháp luật và tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế. 

• Mọi giao dịch đều phải có hóa đơn hợp lệ, kể cả với khuyến mãi, biếu tặng hay giao dịch giá trị nhỏ. 

• Tuyệt đối không sử dụng, cho thuê hoặc mua bán hóa đơn trái phép. Các hành vi này rất dễ bị cơ quan thuế phát hiện và xử phạt nghiêm khắc, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng. 

• Thông tin hóa đơn phải chính xác tuyệt đối. Sai sót nhỏ nếu không khắc phục kịp thời có thể khiến chi phí bị loại khỏi chi phí hợp lệ hoặc bị xử phạt hành chính. 

• Hệ thống quản lý thuế hiện đại cho phép giám sát chặt chẽ mọi giao dịch. Doanh thu bất thường, số lượng hóa đơn không hợp lý hay dấu hiệu mua bán hóa đơn đều có thể bị phát hiện. 

Tuân thủ nghiêm túc Nghị định 123 không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, quản lý hiệu quả và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. 

Kết luận

Nghị định 123/2020/NĐ-CP là bước tiến quan trọng trong xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, hiện đại thông qua hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, nhận diện rủi ro và chế tài xử lý để chủ động tuân thủ. Các vi phạm về hóa đơn không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín. Tuân thủ đúng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời kỳ chuyển đổi số.